De logistiek van Sinterklaas
30.000 mensen, die Sint en Pieten komen toezingen, pepernoten verwachten en leuke activiteiten willen doen. De Sinterklaasintocht van Utrecht (de grootste na de nationale intocht) wordt grotendeels geregeld door vrijwilligers, dus dan is het belangrijk om van je beroep ook je hobby te maken.
En dat doet Menno Mevissen. Menno benadrukt meteen: “Ik doe die logistiek natuurlijk niet alleen. Al mijn collega’s die eraan meewerken, worden er blij van. Het is gewoon leuk om samen zo’n enorm kinderfeest te organiseren.”
Duurzamer
In 2023 werd de logistiek van de intocht omgegooid. “Met een duurzame subsidie wilden we onder andere de ritten van en naar de stad verminderen.” Alle Sintspullen, 6 pallets vol met themamateriaal, aankleding voor de boten, vlaggen, jassen, pepernotenzakken, knutselspullen, lijmpistolen, ductape en veel meer, worden voortaan opgeslagen bij City Hub. Alles wat iedereen bestelt, wordt hier naartoe gestuurd. Elke commissie stuurt eind oktober een lijst met spullen die ze nodig hebben.
Menno: “Begin november beginnen we met sorteren. Voor elk deel van de intocht leggen we spullen klaar om af te leveren.” Slechts een paar voorbeelden: de schoorsteen voor de stroomboot is voor de vaartochtcommissie, de pietenlunch moet naar de Monicabrug, vlaggen die de Weerdsluis versieren liggen klaar voor de Weerdsluiscommissie, de pepernoten moeten met de fietskoerier mee, het podium is nodig voor het domplein… “Alles wordt zo verdeeld dat het in één keer zo efficiënt mogelijk naar de goede plek gaat.”
De commissies (de verschillende onderdelen van de intocht worden georganiseerd door commissies van 2 á 3 vrijwilligers) waren al snel aan gewend aan de nieuwe manier van werken. Menno: “Ze vinden het pretttig om spullen niet thuis te laten bezorgen, maar meteen bij City Hub. Ook voor hen is het gemakkelijker. We hoeven veel minder vaak nog een schaar of iets na te brengen, want we hebben gewoon het overzicht.”
Bezorging door specialisten
En dan begint, een dag voor de intocht, de bezorging. Menno: “Dit doen we in een unieke samenwerking. Normaal huur je City Hub in en brengt City Hub dus je spullen. Nu hebben we voor verschillende vrachten gespecialiseerde bezorgers.” Zo brengen De Fietskoeriers de pepernoten naar de Pieten, brengt Altena de zwaardere spullen de stad in en rijdt City Hub juist die routes waar geen zwaar verkeer mag komen.
Maar waarom is deze aanpak duurzamer? Menno: “Eén ding is, denk ik, al duidelijk: we rijden veel minder ritten. En wat we rijden is elektrisch of met de fiets. Daarnaast hebben we meer inzicht in wat we hebben. We kopen dus niks dubbel of extra omdat we niet zeker weten of het er nog is. Alles wat straks weer de pallet op gaat, noteren we, zodat alle commissies weten wat we hebben. De levensduur van veel spullen is langer, omdat we de ruimte hebben om het te laten drogen en goed op te slaan. En het raakt niet meer kwijt.”
Wat kost dat de Sint nou? Het klinkt als een professionele aanpak met een behoorlijk prijskaartje. Menno: “Dit wordt voor een groot gedeelte gesponsord door de partners en de medewerkers die zich vrijwillig inzetten. Aan het eind van de dag sluiten we gezamenlijk af met een etentje en een zak pepernoten. Het is mooi om met het bedrijf iets te doen voor Utrecht en zo’n feest te organiseren. Daarnaast willen we ook laten zien wat er allemaal mogelijk is als je samenwerkt en dat in beeld brengen. Wij doen de logistiek van de grootste en meest duurzame intocht van Nederland! Hoe mooi is dat!?"